Определите, что хотите получить
Для быстрого поиска нужна читаемая копия с понятным названием. Для сохранения старого семейного архива могут потребоваться другие требования к качеству и обращению с материалом. Не начинайте массовое сканирование хрупких и склеенных бумаг без оценки специалиста. С повреждёнными так же.
Работайте на чистой сухой поверхности. Подготовьте место для ещё не обработанного и отдельное место для уже проверенного. Напитки и средства для уборки уберите со стола. Сам сканер очищайте только способом, разрешённым изготовителем, и дайте поверхности высохнуть.
Сделайте пробу на нескольких листах
Что сканировать первым? Несколько листов для пробы. Проверьте, помещается ли лист полностью и читается ли мелкий текст. Не прижимайте силой толстый альбом ради закрытой крышки. Для двусторонней бумаги заранее решите, как обозначать стороны. Несколько страниц одного документа должны оставаться связанными, а не расходиться по случайным именам файлов.
Откройте результат на обычном экране и увеличьте фрагмент. Проверьте углы. Дату и подписи тоже. Только после этого переходите к следующей партии: сотня нечитаемых файлов не исправляется хорошей системой названий.
Название и место хранения
Выберите понятную схему, например «год-событие-часть». Не включайте в имя файла лишние личные сведения, особенно если папка синхронизируется или передаётся другому человеку. Сделайте отдельный указатель к бумажной папке: «оригинал в разделе семейных документов».
- Пометьте обработанные стороны и страницы.
- Проверьте, что файл открывается после сохранения.
- Храните резервную копию отдельно от единственного рабочего устройства.
- Ограничьте доступ к личным и чужим документам.
Верните оригиналы на место
Зачем оригиналы, если есть копия? National Archives напоминает: цифровая копия тоже может потеряться. Отказываться из-за неё от оригинала нельзя. После проверки уберите бумагу в подготовленное место, сохранив исходный порядок. Юридическую допустимость копии не определяют по её качеству: если документ нужен для официального действия, требования уточняют отдельно. Общее устройство домашней папки разобрано в памятке по документам.